Termien hallinta käytännössä

Lähes kaikilla aloilla käytetään erityisiä alakohtaisia termejä, ilmaisuja ja ammattikieltä. Oikeat termit ja ilmaisut pitävät viestintäsi selkeänä, uskottavana ja ammattimaisena, mikä hyödyttää myös asiakkaitasi.

Jotta termitietoa voidaan hyödyntää tehokkaasti, on huolehdittava sen järjestelmällisestä tallentamisesta, ylläpidosta ja jakamisesta kaikille yritysviestintään osallistuville – aina teknisestä dokumentoinnista markkinointiosastolle ja myyntitiimeihin sekä ulkoisille kumppaneille, kuten käännöstoimistolle. Kun käytössä on oikeat termit ja ilmaisut, tekstisi ovat yhtä asianmukaisia ja vakuuttavia joka kielellä!

Termien tehokas hallinta vaatii hieman paneutumista ja järjestelmällisyyttä. Seuraavassa on kuvattu onnistuneen termityön askelmerkit yritysten monikielisessä viestinnässä.

Mikä on termi?

Termikannan kokoaminen edellyttää luonnollisesti päätöstä siitä, mikä on termi. Yleensä päättely on helppoa: termi on erityistä käsitettä, asiaa tai ilmiötä kuvaava uniikki nimitys. Se voi olla esimerkiksi uuteen tekniikkaan liittyvä erikoistermi, nimi tai vaikkapa lyhenne.

Yleissanoja ei yrityskohtaiseen termikantaan kannata tallentaa, ellei ole tarpeen varmistaa, että teksteissäsi käytetään tietystä asiasta vaikkapa juuri tiettyä synonyymia. Yrityksen brändi saattaa vaatia tällaisia kielellisiä konventioita koskevia ratkaisuja. Sanotaanko teillä ”vihta” tai ”vasta”, onko lisäaine ”consumable” vai ”filler wire”, käytetäänkö toimitusjohtajasta nimitystä”Managing director” vai ”SEO” jne.

Termikantaan kannattaa siis lisätä vain yrityksesi ammattisanastoon tai yksilölliseen kielenkäyttöön liittyviä termejä, joita ei löydy tavanomaisesti muutoin päättelemällä tai hakemalla yleisistä sanastoista.

Termien kokoaminen ja valinta

Termikantoja voidaan koota monin eri tavoin. Yksi tapa on kirjata keskeisiä termejä järjestelmällisesti ylös jo uuden tuotteen tai palvelun suunnittelu-, kehitys- tai dokumentointivaiheessa.

Termejä voidaan myös koota aiemmista kyseiseen aiheeseen liittyvistä teksteistä manuaalisesti tai hyödyntämällä tähän tarkoitukseen kehitettyjä sovelluksia. Termit kannattaa tällöin koota lähdekielisestä versiosta ja kääntää sen jälkeen halutuille kohdekielille, jolloin saat käyttöösi hyödyllisen monikielisen termikannan.

Myös käännösprojektien yhteydessä voidaan tehdä termityötä tallentamalla käännettävässä tekstissä esiintyvät erikoistermit termikantaan, jolloin talteen saadaan samalla sekä lähde- että kohdekielinen termi.

Termikannan validointi

Sekaannusten välttämiseksi on hyvä päättää, kuka yrityksessäsi vastaa termeistä ja tekee niitä koskevat päätökset. Kun termit on koottu, termivastaava käy termilistan läpi, poistaa siitä turhat termiehdotukset sekä tekee tarvittavat korjaukset ja lisäykset ennen termikannan kääntämistä kohdekielille. Käännöstyön jälkeen on suositeltavaa myös toimittaa käännetty termikanta kohdekielisen asiantuntijan tarkistettavaksi.

Termien ja niiden käännösversioiden kokoamisessa, validoinnissa ja tallentamisessa kannattaa toimia järjestelmällisesti ja keskitetysti, jotta termitiedot eivät levittäydy hallitsemattomasti lukuisiin eri versioihin ja tallennuspaikkoihin.

Termien jakaminen ja julkaisu

Termikannasta on hyötyä vain, kun ajantasainen termitieto on helposti kaikkien sitä tarvitsevien löydettävissä ja käytettävissä. Sen vuoksi ei ole hyvä ajatus säilyttää siitä useita versioita eri henkilöiden tietokoneissa.

Ihannetilanteessa termikanta on keskitetyssä paikassa, käytettävissä vaivattomasti milloin ja missä tahansa, ja sen muokkaus- ja päivitysoikeus on tiukasti rajattu tietyille vastuuhenkilöille.

Uusi Maris Termit -hakusovelluksemme tarjoaa tällaisen toiminnallisuuden. Se on verkossa toimiva termien haku- ja selaustyökalu, jonne voidaan tallentaa ajantasainen yrityksesi ammattisanastoa sisältävä termikanta sekä julkaista se salasanoin rajatulle käyttäjäryhmälle. Voit kokeilla termihakua tietokoneella tai mobiililaitteella Maris Termitin esittelyversiossa etsimällä esimerkkisanastoistamme maiden, kuukausien ja viikonpäivien nimiä.

Termien käyttö

Kaikki yrityksestäsi tai sen tuotteista tai palveluista kirjoittavat ja puhuvat henkilöt, kuten tiedottajat, dokumentoijat sekä mainos- ja käännöstoimistot hyötyvät ajantasaisesta, ammattimaisesta termitiedosta.

Yhtenäinen termien käyttö selkeyttää viestintääsi, parantaa sen ymmärrettävyyttä sekä helpottaa tiedon löytämistä. Järjestelmällinen termien hallinta voi myös säästää kustannuksia kirjoitus- ja käännösvaiheissa, kun termien etsimiseen, termikyselyihin ja tekstien korjaamiseen kuluva aika vähenee.

Kun termit ovat helposti saatavilla, yrityksesi tekstien laatu paranee, sillä resursseja vapautuu työläästä termien selvittelystä varsinaisen aiheen käsittelyyn ja laadukkaan tekstin ja käännösten tuottamiseen.

Termien päivittäminen

Termikantoihin tulee luonnollisesti muutoksia ja lisäyksiä esimerkiksi silloin, kun yritys tuottaa uutta tekniikkaa tai uudenlaisia tuotteita, palveluita tai ominaisuuksia. Kun termien hallintaan on kehitetty järjestelmälliset prosessit, myös päivitykset, lisäykset ja muutokset voidaan hoitaa hallitusti ja keskitetysti.

Lisätietoja

Ota meihin yhteyttä, jos haluat käyttää Maris Termit -työkalua yrityskohtaisten termikantojesi jakamiseen ja hallintaan tai jos haluat lisätietoja termipalveluistamme. Autamme mielellämme!

Lue lisää Maris Termit -sovelluksesta.